Gizlilik ve KVKK aydınlatma metni

Araç kiralama firması veri sorumlusudur. Kiracıların bilgilerini hangi amaçla topladığına ve ne kadar sakladığına firma karar verir. Kiracıyı bilgilendirmek, gerekiyorsa açık rıza almak da firmanın görevidir.

RentaKayıt (Albovix) veri işleyendir. Kiracı, kiralama, sözleşme ve teslim-iade bilgilerini sadece firmanın talimatıyla ve firmaya hizmet vermek için işler.

Firma kullanıcılarının hesap bilgileri ve bu sitenin teknik kayıtları için ise Albovix kendisi veri sorumlusudur.

Kimlik ve iletişim

Ad soyad, T.C. kimlik ya da pasaport numarası (yazıldıysa), cep telefonu, e-posta (yazıldıysa), ehliyet numarası ve sınıfı, ek sürücünün adı. Kimlik numarası, firmanın kiralamayı Emniyet'in Kiralık Araç Bildirim Sistemi'ne (KABİS) bildirmesi için tutulur (1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu ek md. 3).

Kiralama bilgileri

Kiralanan araç, teslim ve iade tarihi ile yeri, kira bedeli, depozito, km sınırı ve diğer ücretler.

Sözleşme onayı

Kiracının sözleşmeyi onayladığı an, onaylarken yazdığı ad, IP adresi ve tarayıcı bilgisi. Onayın kiracı tarafından verildiğini kanıtlamak için tutulur.

Teslim ve iade belgesi

Aracın km'si, yakıtı, hasarları, notlar, araçta bulunan eşya, belgeyi düzenleyen çalışanın adı ve imzası, kiracının ekranda attığı imzanın görüntüsü ya da imzalamayı reddettiği bilgisi, kiracının belgeyi bağlantısından onayladığı an ve IP adresi ve aracın fotoğrafları. Fotoğraflarda araç dışında kişi ya da plaka görünebilir; çalışanlardan sadece aracı çekmeleri istenir.

Depozito ve bildirimler

Depozito kesinti talepleri ve kiracının onay ya da ret cevabı, kiracının bağlantıdan yaptığı hasar/arıza bildirimleri.

Cezalar ve geçişler

Kiralama süresinde araca yazılan trafik cezası, HGS/OGS ihlali ya da otopark ücretinin tarihi, tutarı, açıklaması ve firma eklediyse tutanağın fotoğrafı; kiracıya bildirildiği an ve ödeme durumu. Cezanın o saatte aracı kullanan kiracıya bildirilmesi için tutulur.

KABİS işareti

Firmanın kiralamayı KABİS'e bildirdiğini işaretlediği an ve işaretleyen çalışanın adı. RentaKayıt KABİS'e kendisi bağlanmaz, bilgi göndermez.

Müşteri kartı

Firma aynı kiracıya tekrar kiralama yaptığında bilgileri yeniden yazmamak için kiracının son kiralamadaki kimlik ve iletişim bilgileri bir kartta tutulur. Firma bu karta kendi notunu ve kiracıyı kendi kara listesine aldıysa sebebini yazabilir. Kart ve kara liste yalnız o firmaya aittir; başka firmalarla paylaşılmaz, ortak bir kara liste yoktur.

Gönderim kayıtları

Sözleşme ve belgelerin kiracıya hangi kanalla (WhatsApp/SMS) ve ne zaman açıldığı.

Kiracının kredi kartı ya da banka bilgisi istenmez ve tutulmaz.

Görevli kiracının kimlik kartını ya da pasaportunu okutarak formu doldurabilir. Okuma görevlinin telefonunda yapılır; fotoğraf sunucuya ya da başka bir yere gönderilmez ve saklanmaz. Yalnız forma yazılan ad soyad ve kimlik / pasaport numarası kaydedilir.

Firma bilgileri

Firma adı, yetki belgesi numarası, vergi numarası, adres, telefon, hasar/yol yardım hattı ve sözleşmeye giren kurallar.

Kullanıcı hesabı

Ad soyad, e-posta, şifre ve rol (firma sahibi ya da görevli). Şifre açık hâlde değil, geri çevrilemez şekilde (hash) saklanır. Firma sahibi görevli eklediğinde görevlinin adı ve e-postası da bu şekilde tutulur.

Şifre yenileme ve davet

"Şifremi unuttum" ve ekibe davet bağlantılarının özeti (anahtarın kendisi değil) ve geçerlilik süresi (şifre yenilemede 1 saat, davette 7 gün).

Araçlar

Plaka, marka, model, yıl, km, muayene, sigorta ve bakım tarihleri.

Her firmanın bilgileri diğer firmalardan ayrı tutulur; bir firma başka bir firmanın bilgisini göremez.

• Kiralama sözleşmesini hazırlamak ve kiracının onayını almak
• Aracın teslim ve iade anındaki durumunu belgelemek, belgeyi kiracıya iletmek
• Depozito, km aşımı, yakıt ve hasar hesaplarını yapmak; kesinti için kiracının onayını almak
• Kiracının hasar ve arıza bildirimini firmaya ulaştırmak
• Kiralama süresinde gelen trafik cezası ve geçiş ihlallerini o saatte aracı kullanan kiracıya bildirmek
• Firmanın kiralamayı KABİS'e bildirmesi için gereken bilgileri bir arada göstermek
• Firmanın, Motorlu Kara Taşıtlarının Kiralanması Hakkında Yönetmelik gereği belgeleri saklama ve Bakanlığa sunma yükümlülüğünü yerine getirmesi
• Firma kullanıcılarının güvenli şekilde giriş yapması, hizmetin çalışması ve hataların giderilmesi

Firmanın kiracı bilgilerini işlemesi genellikle sözleşmenin kurulması ve ifası, kanunlarda açıkça öngörülmesi ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi sebeplerine dayanır (KVKK madde 5). Firmayla Albovix arasındaki hizmet ilişkisi sözleşmenin kurulması ve yürütülmesi ile meşru menfaat sebeplerine dayanır.

Kiracıya mesaj: firma çalışanı "WhatsApp ile gönder" ya da "SMS ile gönder" tuşuna bastığında, mesaj çalışanın kendi telefonundaki WhatsApp ya da mesaj uygulamasında hazır açılır; gönder tuşuna çalışan basar ve mesaj onun hesabından gider. Mesajda kiracının adı, firmanın adı, aracın plakası ve kiracıya özel bağlantı bulunur. RentaKayıt kendiliğinden WhatsApp ya da SMS göndermez.

E-posta: RentaKayıt sadece firma kullanıcılarına şifre yenileme e-postası gönderir. Kiracılara e-posta gönderilmez, pazarlama e-postası gönderilmez. E-postalar Resend adlı e-posta gönderim servisi üzerinden gider; bu servise alıcının e-posta adresi ve e-postanın içeriği iletilir, servisin sunucuları yurt dışındadır.

Kamu kurumları: yönetmelik gereği Ticaret Bakanlığı belgeleri istediğinde firma bunları sunar. Kanunen yetkili bir merci isterse bilgiler ona verilir. Bunun dışında hiçbir bilgi üçüncü kişilerle paylaşılmaz, satılmaz.

Tüm bilgiler ve fotoğraflar Türkiye'de, BilHost firmasından kiralanan bir sunucuda saklanır. Bulut depolama ya da yurt dışında bir dosya sunucusu kullanılmaz.

Fotoğrafları ve belgeleri sadece o firmanın giriş yapmış kullanıcıları ve o kiralamanın kiracısı (kendisine gönderilen bağlantıyla) görebilir. Bağlantı her kiralamaya özel ve tahmin edilemeyecek şekilde üretilir; kiracı bağlantısını başkalarıyla paylaşmamalıdır.

Yönetmelik gereği kiralama sözleşmesi ve belgeler en az 5 yıl saklanır; bu yüzden kayıtlar uygulamadan silinemez. Firma hizmeti bırakırsa belgelerini çıktı (PDF) olarak alır; saklama yükümlülüğü firmaya aittir. Firma yazılı olarak isterse veya saklama süresi dolduğunda kayıtlar silinir.

Her gece veritabanının ve fotoğrafların bir yedeği aynı sunucuda alınır. Yedekler 14 gün saklanır, sonra kendiliğinden silinir.

• Site sadece şifreli bağlantıyla (HTTPS) açılır.
• Şifreler geri çevrilemez şekilde saklanır; şifre değişince bütün açık oturumlar kapanır.
• Teslim ve iade belgeleri kaydedildikten sonra değiştirilemez.
• Sunucuda sadece gerekli bağlantı noktaları açıktır; uygulama ayrı bir kullanıcıyla çalışır.

Sadece bir çerez kullanılır: kk_oturum, firma kullanıcısının giriş yapmış kalmasını sağlar (30 gün). Kiracı sayfası çerez kullanmaz. Reklam, analiz ya da ziyaretçi takip çerezi yoktur.

Sunucu, güvenlik ve hata takibi için her isteğin IP adresini, zamanını ve açılan sayfayı teknik kayıtlarda (log) tutar.

KVKK madde 11 uyarınca kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, düzeltilmesini ya da silinmesini isteme, aktarıldığı kişileri bilme ve zarara uğrarsanız tazminat isteme haklarınız vardır.

Kiracıysanız önce aracı kiraladığınız firmaya başvurun. Bize ulaşırsanız talebinizi ilgili firmaya iletir, firmanın talimatıyla yerine getiririz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak cevaplanır. Cevaptan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.